E-mail: office@drohobych-rda.gov.ua

Телефон: (вартість дзвінка згідно з тарифами вашого оператора)

Адреса: 82100, Львівська обл., м.Дрогобич, вул. 22 Січня, 37

пн.-чт.: 9:00 - 18:00, пт.: 9:00 - 17:00

Обідня перерва: 13:00 - 14:00

Вихідний: сб., нд.

Відділ документообігу, контролю та організаційної роботи апарату райдержадміністрації

Керівник:
Олександра Луців

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу, контролю та організаційної роботи апарату

Дрогобицької районної державної адміністрації

І. Загальні положення

1.1. Відділ документообігу, контролю та організаційної роботи апарату Дрогобицької районної державної адміністрації (надалі - відділ) утворюється головою районної державної адміністрації, є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, підпорядковується голові районної державної адміністрації та керівнику апарату районної державної адміністрації.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією та законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної та районної державних адміністрацій, наказами керівника апарату районної державної адміністрації, цим Положенням та іншими нормативними актами відповідно до напрямків діяльності.

2. Завдання відділу

2.1. Основними завданнями відділу є:

2.1.1. З питань документообігу та контролю: встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній державній адміністрації на основі використання сучасних технічних засобів, комп’ютерних систем, програм та скорочення кількості документів, забезпечення контролю за виконанням документів.

2.1.2. З питань організаційної роботи: організаційне забезпечення діяльності райдержадміністрації відповідно до Конституції та законодавства України.

3. Функції відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1. З питань документообігу та контролю:

1) Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, що надійшла до райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, в тому числі кореспонденцію з грифом «ДСК», веде довідкові картотеки на базі автоматизованих систем діловодства.

2) Здійснює документування управлінської інформації райдержадміністрації в електронній та паперовій формі, організовує роботу з електронними документами в системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

3) Редагує та забезпечує додержання вимог щодо складання і оформлення документів згідно з інструктивними матеріалами райдержадміністрації.

4) Здійснює реєстрацію розпоряджень голови райдержадміністрації та доручень керівництва, забезпечує своєчасне доведення їх до виконавців та зацікавлених осіб.

5) Здійснює перевірки у структурних підрозділах райдержадміністрації стану ведення діловодства.

6) Складає зведену номенклатуру справ районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здаванню на зберігання в державний архів.

7) Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбірки на державне зберігання, готує справи до здавання у державний архів.

8) Координує діяльність структурних підрозділів райдержадміністрації з питань оперативності передачі інформації.

9) Забезпечує копіювання та тиражування документів згідно з резолюціями керівництва. Організовує профілактичне обслуговування та поточний ремонт копіювальної техніки.

11) Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади розпоряджень і доручень голови обласної та районної державної адміністрацій, наказів керівника державної служби районної державної адміністрації, а також проводить аналіз причин порушення термінів виконання документів і вносить пропозиції щодо їх усунення.

12) Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

13) Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

14) Проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів, своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату районної державної адміністрації.

15) Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях Колегії райдержадміністрації інформації про стан виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади.

16) Готує проєкти розпоряджень районної державної адміністрації з питань документообігу, контролю та організаційної роботи.

17) Розробляє Інструкцію з діловодства у Дрогобицькій районній державній адміністрації (документування управлінської інформації в електронній та паперовій формах та організація роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну).

3.1.3. З питань організаційної роботи:

1) Організовує в установленому порядку проведення засідань Колегії райдержадміністрації, нарад з керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади;

2) Організовує роботу приймальні голови райдержадміністрації;

3) Формує річні, квартальні, а в разі потреби оперативні (місячні, тижневі) плани роботи районної державної адміністрації на основі пропозицій керівника державної служби райдержадміністрації, керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, здійснює контроль за їх виконанням;

4) Розробляє графіки чергувань керівництва райдержадміністрації;

5) Складає протоколи апаратних нарад та інших нарад в разі необхідності.

6) Готує паспорт Дрогобицького району.

3.2. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації,

облдержадміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, територіальними громадами, а також підприємствами, установами та організаціями району з метою створення умов для належного виконання покладених на нього завдань.

3.3. Виконує інші функції, що випливають із покладених на відділ завдань.

4. Права відділу

4.1. Відділ має право:

1). Перевіряти стан ведення діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації.

2). Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб підприємств, установ, організацій документи, необхідні для виконання покладених на відділ обов’язків.

3). Брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи діловодних служб, що проводяться в органі виконавчої влади та підпорядкованих йому установах, скликати наради з питань, що належать до компетенції відділу.

4). Вносити керівництву райдержадміністрації пропозиції з питань вдосконалення процесів діловодства, контролю та організаційної роботи.

5). Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників інститутів громадянського суспільства (за згодою).

6). Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.

5. Структура відділу

5.1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно з законодавством про державну службу.

На посаду начальника відділу призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та здобув ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорії «Б чи «В» або досвідом служби в органах місцевого самоврядування або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності не менше одного року.

5

5.2 Завідувач сектору документообігу у відділі (надалі – завідувач сектору) призначається на посаду і звільняються з посади керівником апарату райдержадміністрації в установленому законодавством порядку.

На посаду завідувача сектору призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та здобув ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорії «Б чи «В» або досвідом служби в органах місцевого самоврядування або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності не менше одного року.

5.3. Головні спеціалісти відділу призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату райдержадміністрації в установленому законодавством порядку.

На посади головних спеціалістів відділу призначаються повнолітні громадяни України, які вільно володіють державною мовою та здобули ступінь вищої освіти не нижче бакалавра або молодшого бакалавра.

5.4. У разі відсутності начальника відділу виконання його обов’язків покладається на завідувача сектору.

5.4. Посадові обов’язки начальника відділу, завідувача сектору та головних спеціалістів визначаються посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату райдержадміністрації.

5.5. Начальник відділу:

1) Здійснює безпосереднє керівництво відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, сприяє створенню належних умов праці у відділі.

2) Вивчає завдання і розподіляє обов’язки, дає відповідні доручення щодо виконання покладених на відділ завдань, вказівок керівництва райдержадміністрації.

3) Планує роботу відділу відповідно до плану основних заходів райдержадміністрації та доручень керівництва, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації.

4). Підписує, візує документи, завіряє їх копії в межах своєї компетенції.

5). Бере участь у засіданнях, нарадах та інших заходах райдержадміністрації, в тому числі при обговоренні питань ведення діловодства та організаційної роботи.

6). Інформує керівництво про випадки, коли відповідні підрозділи або посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань, а також невчасно виконують доручені завдання, контроль за якими покладено на відділ.

7) Забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

8) Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень сектору.

9) Здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

6.Заключні положення

6.1. Структура і чисельність відділу, фонд оплати праці працівників затверджується головою райдержадміністрації в межах граничної чисельності і відповідно до штатного розпису і кошторису витрат на апарат райдержадміністрації.

6.2. Відділ має печатку зі своїм найменуванням без зображення Державного герба України та штампи:

- адресний штамп;

- адресний реєстраційний штамп;

- штамп вхідної кореспонденції;

- штамп для виготовлення копій документів «Згідно з оригіналом».

Підпорядковується:

Керівнику апарату Дрогобицької районної державної адміністрації


Працівників в підрозділі - 4 / 5


  • начальник відділу - Луців Олександра Степанівна
  • головний спеціаліст - Калічак  Ірина Іванівна
  • головний спеціаліст- Химин Микола Русланович
  • головний спеціаліст - Михалко Наталія Бориславівна

Документи

Новини

Використовуючи цей сайт, ви маєте погодитися з викорстанням нами файлів cookie.