Архівний відділ

Прийом громадян: вт.-чт.:  9:00 - 13:00, 

Обідня перерва: 13:00 - 14:00

Вихідний: сб., нд.

Архівний відділ

Керівник:
Гірняк Ярослава Володимирівна

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ

Дрогобицької районної державної адміністрації

І. Загальні положення

1.1. Архівний відділ Дрогобицької районної державної адміністрації (далі-відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації, утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її складу і підпорядковується голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Львівської області.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Укрдержархіву та Державного архіву Львівської області, розпорядженнями голови обласної та районної державних адміністрації, а також цим Положенням.

2. Основними завданнями відділу є:

2.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

2.2. Координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності , в т.ч. приватних архівних установ у питаннях архівної справи і діловодства.

2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

2.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції

3.1. Організація виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснення контролю за їх реалізацією.

3.2. Забезпечення у межах своїх повноважень захисту прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

3.3. Складання і за погодженням з державним архівом області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання.

3.4 . Забезпечення зберігання, обліку і охорони :

- документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації,

переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування,

підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та

об”єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території

району;

-документів особового походження ;

-друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

-облікових документів і довідкового апарату до них.

3.5. Організація роботи, пов”язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.

3.6. Проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування.

3.7. Інформування державного архіву області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

3.8. Ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків.

3.9. Подання на затвердження державному архіву області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу.

3.10. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від

форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.

3.11. Надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).

3.12. Ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи державному архіву області .

3.13. Надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, послуг юридичним і фізичним особам відповідно до цін на роботи (послуги), затверджених архівним вдділом на підставі наказу Державного архіву Львівської області.

3.14. Передання державному архіву області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.

3.15. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.16. Здійснення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування.

3.17. Організація страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством.

3.18. Надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, перегляд в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечення у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.

3.19. Розроблення проектів розпорядженьголовирайонної державної адміністрації, у визначених законом випадках- проектів нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень.

3.20. Участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади.

3.21. Участь у розроблені проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи.

3.22. Участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії Дрогобицької районної ради.

3.23. Підготовлення самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові районної державної адміністрації.

3.24. Забезпечення здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.

3.25. Підготовлення ( участь у підготовленні) проектів угод, договорів, меморандумів,

протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень.

3.26. Розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян.

3.27. Опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад.

3.28. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої відділ є.

3.29. Інформування населення про стан здійснення визначених законом повноважень.

3.30. Забезпечення у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.

3.31. Забезпечення захисту персональних даних.

3.32. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ.

3.33. Здійснення інших, передбачених законодавством повноважень.

4. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань має право:

4.1. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та

організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2. Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодження з їх керівниками), представників

громадських об"єднань ( за згодою).

4.3. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної

державної адміністрації у архівній справі.

4.4. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв"язку і комунікацій, мережами спеціального зв"язку та

іншими технічними засобами.

4.5. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.

4.6. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

4.7. Отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.8. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.9. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

4.10. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.

4.11. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

4.12. Установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом.

4.13. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

5. Взаємодія з іншими суб"єктами

Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, апаратом районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також

підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для здійснення заплановани заходів.

6. Керівництво

6.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням відповідно з директором державного архіву області. 6.2. Начальник відділу:

-здійснює керівництво відділу, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

-подає на затвердження голові районної державної адміністрації Положення про відділ та забезпечує його державну реєстрацію;

-затверджує посадові інструкції працівників відділу та розприділяє обов"язки між ними;

-планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

-вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

-звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

-вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

-бере участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

-представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва районної державної адміністрації;

-видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням;

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін"юсту;

-подає на затвердження голови районної державної адміністрації проект кошторису та штатного розпису відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

-розпоряджається коштами у межах затвердженого головою районної державної адміністрації кошторису відділу;

-проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень

відділу;

-для проведення експертизи цінності документів утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" із змінами, внесеними згідно з постановами Кабінету Міністрів України від 20.10.2011 № 1109, від 28.11.2012 № 1103, від 17.07.2015 № 518, від 19.10.2016 № 736затверджує її склад та Положення.

-здійснює добір кадрів;

-здійснює повноваження керівника державної служби, визначені ст.17 Закону України "Про державну службу":

1) організовує планування роботи з персоналом відділу, в тому числі

організовує проведення конкурсів на зайняття вакантних посад державної

служби категорій "Б" і "В", забезпечує прозорість і об"єктивність таких

конкурсів відповідно до вимог цього закону;

2) забезпечує планування службової кар"єри, планове заміщення посад

державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі;

3) забезпечує своєчасне оприлюднення та передачу центральному органу

виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, інформації про вакантні посади державної служби з метою формування єдиного переліку вакантних посад державної служби, який оприлюднюється;

4) призначає громадян України, які пройшли конкурсний відбір, на вакантні

посади державної служби категорії "Б" і "В", звільняє з таких посад відповідно

до цього Закону;

5) присвоює ранги державним службовцям відділу, які займають посади

державної служби категорії "Б" і "В";

6) забезпечує підвищення кваліфікації державних службовців відділу;

7) здійснює планування навчання персоналу відділу з метою вдосконалення

рівня володіння державними службовцями державною мовою, регіональною

мовою або мовою національних меншин, визначеною відповідно до закону, а

також іноземною мовою, яка є однією з офіційних мов Ради Європи, у випадках,

якщо володіння такою мовою є обов"язковим відповідно до цього Закону;

8) здійснює контроль за дотриманням виконавської та службової дисципліни у

відділі;

9) розглядає скарги на дії або бездіяльність державних службовців, які займають

посади державної служби категорії "Б" і "В";

10) приймає у межах наданих повноважень рішення про заохочення та

притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців, які

займають посади державної служби категорій "Б" і "В";

11) виконує функції роботодавця стосовно працівників відділу, які не є

державними службовцями (приймає на роботу та звільняє з роботи у порядку,

передбаченому законодавством про працю, працівників відділу, які не є

державними службовцями, приймає рішення про їх заохочення та притягнення

до дисциплінарної відповідальності);

12) створює належні для роботи умови та їх матеріально-технічне забезпечення;

13) здійснює інші повноваження відповідно до цього та інших законів України.

6.3. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації або директором державного архіву області.

6.4. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

6.5. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозицією начальника відділу.

6.6. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

Підпорядковується:

Заступнику голови Дрогобицької районної державної адміністрації


Працівників в підрозділі -  2 /2 

  • начальник відділу - Гірняк Ярослава Володимирівна
  • діловод - Ференс Емілія Омелянівна

Документи

Використовуючи цей сайт, ви маєте погодитися з викорстанням нами файлів cookie.